——记行政部的一次专题学习日

6月份，我们将对《高新物业服务标准》进行半年一次的检查，对各部门上半年目标责任完成情况进行检查，加之行政部人员的变动调整，自身工作需要不断的提升，我们利用6月学习日的时间，进行了《质量记录在物业管理中的作用》专题学习活动。学习、讨论中，大家把理论与实践相结合，既对自己工作的实际操作起到了指导的作用，又为解决工作中存在的一些模糊认识找到了办法。

下面把我们这次学习日的活动情况汇总出来，与大家共享。

一、学习的时间：

2008年6月14日下午3点30分至5点30分。

二、参加人员：

行政部全体人员。

三、学习方式：

学习有关资料、案例与结合自己的实际工作讨论相结合的方式。

四、学习内容：

1、ISO9001:2000质量管理体系标准中专门条款的描述“应建立并保持记录，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据”。

2、我公司在工作中有关质量记录的使用情况。目前，我公司在质量方面有编号的正式记录已经达到149个，另外，还有一些辅助记录，办公系统中的共享记录，视频记录，电子巡更、划卡记录等等。

3、相关物业管理公司在进行质量记录方面的一些案例。

五、学习收获：

通过学习、讨论，大家一直认为做好质量记录有以下几方面的作用：

1、是我们管理工作的追溯

目前，我公司进行的绩效考核工作，作业人员要填写《工作内容记录表》，管理人员要填写《管理人员业绩评价表》，这些表格的填写是建立在我们一个月工作的基础上来填写的。要全面地、准确地反映我们的工作状况，就需要按照管理体系的要求记我所做，即把工作中的一些最原始的状态记录下来。我们通过对记录的检查，可以看出每位员工的工作情况、工作的主动性和完成工作的质量如何。我们还可以通过对记录的检查，并结合现场工作的检查就可以发现工作原始状态的真实情况、记录是否伪造的，是否后来补记的等。

2、是我们业务工作的证明

物业服务工作繁杂而琐碎，很多工作做了企业也看不到。这就需要我们不仅要把工作做好，还要把工作的记录做好，比如公共维修记录，在工作中曾对多少处公共区域进行维修，耗费了多少人力、材料；比如绿化用水的记录，园区的绿化面积是多少，平均绿化用水多少吨；比如消防、监控维保的记录，对消防、监控系统、设施维保的次数及费用，对消防栓、消防器材、闭门器、应急灯等的维修次数及费用，对灭火器的配置、更换的费用等。

3、可以发现我们工作的薄弱环节

我们可以通过对各种工作记录的数据进行统计分析，了解数据的发展趋势，从而根据发展趋势，掌握公司管理中隐藏的深层次的问题。比如在《工作内容记录表》或《管理人员业绩评价表》中，每个月你的工作内容数量少、工作质量难易程度低，那么就说明你在这个岗位不如其他员工或是不称职；比如在维修、巡视记录中，某一个部位经常出现问题，那么我们就要进行分析，出现问题的根源在哪里，如何采取有效措施；比如在检查记录中，某一个区域经常达不到服务标准，那么我们就要进行分析，是标准制订的有问题，还是工作人员的责任心不够或者能力达不到，根据情况采取不同的改进方法。

4、可以提供有效的法律依据

物业管理在提供服务的过程中，面临各种各样的风险，通过一些物业公司的案例可以看出，很多公司因为各种原因成为法庭上的被告。法庭判决的依据首先看物业服务合同中有无约定此类事件的处理方法，有约定的按约定处理。其次，在无约定的情况下，则看物业公司服务的过程中有无重大过失。如何认定物业公司在服务过程中的重大过失呢？这时我们的工作记录就派上了用场，如果物业公司的各种记录能清晰、完整地表明公司已经严格按照服务合同的要求提供服务，那么法庭将做出对物业公司有利的判决，最大程度地避免公司的经济损失。

通过以上的学习、讨论，大家一致认识到质量记录的重要性，不仅使自己知道了可以通过质量记录分析、归纳、改进我们的自身工作，又可以给其他员工进行这方面的宣传。李亚平说，要把学习到的方法用到实际工作中，不断提高自己的业务能力；武东梅说，要把学到的记录重要性告知各个相关岗位上的记录人员，让他们也知道记录的重要性；蒲春暖说，通过工作的记录，可以看到我们工作历程的一步一步。大家还说到，要把做好工作记录同执行力的培训结合起来，同公司提倡的精细化结合起来，同今年的满意8760工作结合起来。

学习结束了，大家还意犹未尽，畅谈着工作、畅谈着明天……